Hogyan kell nyilvántartani a tételeket és figyelni a lejárati időket az e-shop raktárában?
Élelmiszereket, kozmetikumokat, étrend-kiegészítőket vagy más, korlátozott eltarthatóságú árukat árul? Akkor biztosan tudja, hogy a lejárati dátumok nem megfelelő nyomon követése reklamációkhoz, visszaküldésekhez és az eladhatatlan árukból származó felesleges veszteségekhez vezet.
A termékek, gyártási tételek és megrendelések számának növekedésével egyre nehezebb mindent kézben tartani. Ami korábban az Excelben még jól működött, az egyre időigényesebbé válik, és nő a hibalehetőség.
Ebben a cikkben áttekintjük a lejárati idők nyomon követésének leggyakoribb módszereit, és megmutatjuk, mikor már nem elegendő a lejárati idők kézi nyilvántartása.
Miért fontos a lejárati dátumok figyelemmel kísérése?
Ha korlátozott szavatossági idejű árukkal dolgozik, nem elég, ha csak a raktárkészletekről van áttekintése. Tudnia kell, mely termékeket kell elsősorban kiszállítani, és mely tételek szavatossági ideje hamarosan lejár.
Rendszeres nyilvántartás hiányában nő a reklamációk száma, előfordul, hogy nem a megfelelő tételt szállítják ki, és káosz alakul ki a raktárban.
Melyik online áruházaknak kell foglalkozniuk a tételekkel és a lejárati időkkel?
A tételek és a lejárati idők nyomon követése elsősorban az élelmiszereket, étrend-kiegészítőket, kozmetikumokat, drogériacikkeket vagy egészségügyi eszközöket értékesítő online áruházak számára fontos. Ezeknél a termékeknél nemcsak a raktárkészletekről, hanem azok eltarthatóságáról is fontos áttekintést tartani.
A tételek nyilvántartása azonban nem csupán a lejárati idők miatt fontos. Segít nyomon követni az áruk eredetét, egyszerűsíti a reklamációk kezelését, és jobb ellenőrzést biztosít a raktárkészletek felett.
Hogyan oldják meg ezt leggyakrabban az online áruházak?
Excel
A kisebb e-boltok esetében a leggyakoribb megoldás. Az Excelben vezetik nyilvántartást a tételekről, a lejárati időkről és az áruk mennyiségéről. Előnye az alacsony költség és az egyszerűség. A tételek, a raktári mozgások és a raktárosok számának növekedésével azonban nő a kézi munka mennyisége. Gyakrabban fordulnak elő hibák a nyilvántartásban, bonyolultabbá válik a kiszállított tételek visszakeresése, és nő annak a kockázata, hogy nem megfelelő lejárati idejű árukat szállítanak ki.
Megjegyzések a naptárban vagy az alkalmazásban
A naptár figyelmeztet a közeledő lejáratra, de nem veszi figyelembe az aktuális raktárkészletet. Nem tudja, hány darab maradt, hol található, és melyik tételt kell elsőként kiszállítani.
Nyilvántartás az e-kereskedelmi platformon
Egyes e-kereskedelmi platformok lehetővé teszik a tételek és a lejárati idők alapvető nyilvántartását. Kisebb raktárak esetében ez gyakran elegendő, dea rendszerből hiányzik a raktári tételekhez való kapcsolódás, illetve a vezérelt kiszállítás.
Raktárkezelő rendszer, amely támogatja a tételeket és a lejárati dátumokat
A nagyobb készletekkel rendelkező e-boltok számára a legmegbízhatóbb megoldás a raktárkezelő rendszer. Nyilvántartja az egyes tételeket, figyelmeztet a közeledő lejárati időkre, irányítja a raktárosokat a kiszállítás során, és nyilvántartja a mozgások előzményeit.
Mi az a FEFO, és miért fontos?
A korlátozott szavatossági idejű áruk kezelése során a FEFO (First Expired, First Out) elvet alkalmazzák. Ez azt jelenti, hogy először a legközelebb lejáró árukat veszik ki a raktárból. Ezzel szemben a FIFO (First In, First Out) módszer szerint az árukat a raktárba kerülésük sorrendjében veszik ki.
Az újonnan beérkezett áruk szavatossági ideje nem feltétlenül hosszabb, mint a régebbi készleté. Ezért a raktárkezelés során fontosabb a lejárati dátumot figyelni, mint az áru beérkezésének dátumát.
Hogyan lehet felismerni, hogy a táblázat már nem elegendő?
Számos online áruház Excelben kezdi el nyilvántartani a tételeket. Amint azonban növekednek, és több megrendelésük, tételük vagy raktárosuk lesz, a kézi nyilvántartás már nem elegendő. Ezt például a következő jelekből lehet felismerni:
- több tételt vezetnek nyilvántartásba ugyanabból a termékből,
- a raktárban több ember dolgozik,
- előfordul, hogy nem tudják, melyik tételből került kiszállításra a megrendelés,
- kezelik a lejárathoz kapcsolódó reklamációkat,
- rendszeresen leírják a lejárt árukat.
A lejárati dátumok nyomon követése közvetlen hatással van a reklamációkra, a visszaküldésekre, valamint a készletek leírásával kapcsolatos költségekre. A kisebb online áruházak esetében egy egyszerű nyilvántartás egy ideig működhet, de a megrendelések mennyiségének és a tételek számának növekedésével már nem megbízható.
Hogyan válasszuk ki a lejárati dátumok nyomon követésére szolgáló eszközt?
Amikor az online áruházához a lejárati dátumok nyomon követésére szolgáló megoldást választja, elsősorban arra figyeljen, hogy:
- lehetővé teszi a tételek és a lejárati idők nyilvántartását,
- támogatja a FEFO-elv szerinti kiszállítást,
- nyilvántartja a mozgások és a kiszállított tételek előzményeit,
- akkor is működik, ha nő a megrendelések száma és a raktárosok létszáma,
- nem igényel bonyolult megvalósítást vagy új hardvert.
A kisebb webáruházak számára egy ideig elegendő lehet az Excel vagy egy egyszerű nyilvántartás. Amint azonban nő a termékek, a tételek vagy a raktárosok száma, érdemes áttérni egy olyan raktárkezelő rendszerre, amely a munka nagy részét automatizálja.
Brani Sklad lehetővé teszi a tételek és a lejárati dátumok nyilvántartását, támogatja a FEFO elv szerinti kiszállítást, és kisebb és nagyobb e-boltok számára egyaránt alkalmas. A bevezetés ingyenes, és a rendszer a meglévő hardveren is használható.
